Come gli individui, le aziende possono essere a rischio di frode finanziaria. Ciò è particolarmente vero per le piccole imprese, che potrebbero non disporre delle risorse che le aziende più grandi dispongono per prevenire e rilevare le frodi.
Detto questo, la frode finanziaria può colpire organizzazioni di tutte le dimensioni e in diversi settori. Questo tipo di frode si verifica quando qualcuno ottiene illegalmente il tuo denaro o altri beni finanziari per mezzo di inganno o mezzi criminali. Esistono molti metodi diversi che i cattivi attori possono utilizzare per sottrarre risorse finanziarie a te e alla tua attività.
Secondo una ricerca, quasi la metà delle organizzazioni statunitensi intervistate negli Stati Uniti ha riscontrato frodi finanziarie. Ogni anno costa alle imprese e all’economia statunitense miliardi di dollari. Dato l’aumento delle frodi finanziarie negli Stati Uniti, ha senso che le aziende adottino le misure necessarie per proteggersi.
Continua a leggere per scoprire i modi e i metodi migliori per proteggere la tua azienda dalle frodi finanziarie.
Diversi tipi di frode finanziaria
Prima di esaminare i modi in cui le aziende possono proteggersi dalle frodi finanziarie, cerchiamo di capire quali sono alcuni di questi diversi tipi. In questo modo puoi salvaguardare gli interessi finanziari della tua azienda.
Appropriazione indebita
L’appropriazione indebita si riferisce all’uso illegale del proprio datore di lavoro o di fondi fiduciari per guadagno personale. Un esempio di questo è un contabile o contabile che crea fatture false per beni non venduti ai clienti e intasca i soldi.
Frode di ritorno
Questo tipo di frode viene solitamente commessa dai clienti. Dopo aver acquistato un articolo dalla tua attività, un cliente lo restituisce alla tua azienda con l’obiettivo di recuperare i soldi. Alcuni clienti individuano delle scappatoie nella politica di cambio/rimborso/restituzione di un’azienda e le sfruttano.
Frode sul rendiconto finanziario
La frode sui rendiconti finanziari coinvolge qualcuno che sopravvaluta o sottovaluta deliberatamente i saldi sui rendiconti finanziari dell’azienda. Questo di solito viene fatto con l’intenzione di indurre gli utenti dei rendiconti finanziari a credere che l’azienda si trovi in una posizione finanziaria migliore di quella in realtà.
Sopravvalutare le entrate sul conto economico e le attività sul bilancio per convincere un prestatore (come una banca) che l’azienda ha una posizione finanziaria e una posizione finanziaria migliori di quanto non faccia realmente per essere approvata per un prestito aziendale è un tipico tipo di finanziamento frode di dichiarazione.
Furto di identità aziendale
Simile al furto di identità affrontato da individui, il furto di identità aziendale è la pratica di criminali che frodano o danneggiano un’azienda impersonando i suoi legittimi proprietari (o dipendenti). I criminali ottengono ciò utilizzando le informazioni di identificazione dell’azienda senza autorizzazione.
Il furto di identità aziendale non colpisce solo l’azienda, ma può avere effetti di vasta portata su dipendenti e clienti.
A parte debiti e cambiali, questo tipo di furto di identità può causare danni al credito dell’azienda. Può anche influire negativamente sulla reputazione di un’organizzazione in quanto può alterare il modo in cui partner commerciali, clienti e istituti di credito vedono la tua attività.
Modi per proteggere la tua azienda dalle frodi finanziarie
Le aziende possono proteggersi dalle frodi finanziarie tramite
1. Istituzione e mantenimento di un programma di gestione del rischio di frode
È fondamentale per le aziende condurre una valutazione del rischio di frode in quanto consentirà loro di rilevare in modo proattivo le minacce di frode finanziaria. Successivamente, le aziende possono adottare misure per ridurre la probabilità che si verifichino queste minacce.
2. Fornire ai dipendenti formazione sulla sicurezza informatica
Secondo una ricerca, oltre il 90% delle violazioni dei dati è causato da errori umani. Mettendo a disposizione dei tuoi dipendenti un’efficace formazione sulla sicurezza informatica, puoi aiutare a instillare comportamenti che proteggano la tua azienda dalle frodi finanziarie. Esempi di minacce alla sicurezza informatica di cui informare i dipendenti includono phishing, malware e ransomware.
I criminali inviano ai dipendenti e-mail di phishing, fingendosi di un’azienda rispettabile, con l’obiettivo di ottenere dati di accesso e/o altre informazioni sensibili. Queste informazioni vengono quindi utilizzate per modificare i dettagli bancari e consentire alla tua azienda di effettuare pagamenti ai criminali informatici.
Detto questo, è fondamentale garantire che la formazione sulla sicurezza informatica rimanga un programma in corso che si evolve con il panorama delle minacce in continua evoluzione.
3. Conduzione di controlli in background su nuovi assunti e dipendenti attuali
Assicurati che la funzione Risorse umane della tua azienda esegua controlli in background sui dipendenti potenziali e attuali. In questo modo, sarai in grado di scoprire se un potenziale assunto ha precedenti penali.
È importante che le aziende assumano dipendenti affidabili e che non mettono in atto (o non sono stati condannati) comportamenti fraudolenti. Questo perché vuoi salvaguardare la tua attività dall’assumere qualcuno con una storia di frode (e che potrebbe commettere frode anche nella tua attività).
Inoltre, il curriculum di un potenziale dipendente potrebbe contenere informazioni false sulla sua storia lavorativa e sui riferimenti, quindi è importante fare la dovuta diligenza per trovare dipendenti affidabili.
4. Protezione delle risorse con tecniche di rilevamento delle frodi
Simile a quanto sopra, le tecniche di rilevamento delle frodi impiegate dai contabili forensi possono aiutare a rilevare e prevenire le frodi finanziarie nella tua azienda.
I professionisti della contabilità forense possono anche utilizzare l’analisi forense del computer per identificare le aree all’interno delle attività di controllo interno della tua azienda che sono suscettibili di frode finanziaria.
5. Sviluppo di un processo di reclamo efficace per risolvere controversie e/o reclami di illeciti finanziari
Le aziende e i leader aziendali possono creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano al sicuro nel farsi avanti per segnalare sospetti e/o scoperte di frode finanziaria.
I modi per raggiungere questo obiettivo prevedono la fornitura di vie per gli informatori, come linee di segnalazione riservate.
6. Avere un sistema di controlli e contrappesi quando si tratta di finanze aziendali
Ciò significa impedire a una singola persona di svolgere tutti i ruoli all’interno di una transazione finanziaria.
Un esempio è la separazione dei compiti. Qui è dove una persona approva gli acquisti e un’altra è responsabile degli esborsi.
7. Protezione dei documenti cartacei riservati
Distruggi in sicurezza le copie cartacee dei rendiconti finanziari e altri documenti riservati distruggendoli. In alternativa, trova un posto sicuro dove archiviarli.
8. Revisione regolare dei rendiconti finanziari e dei registri della tua attività
Completa i controlli mensili delle finanze della tua azienda. Puoi farlo confrontando il totale di tutti i pagamenti con quello di tutte le fatture e confrontando il totale delle vendite e degli incassi in quel periodo mensile. Questo può aiutarti a identificare le irregolarità finanziarie molto più velocemente.
Se la documentazione di supporto come ricevute e fatture è “mancante”, potrebbe essere un segno che qualcosa non va.
Aiuta a condurre audit casuali o far eseguire a una società finanziaria uno sui tuoi rendiconti finanziari per garantire che siano presentati in modo equo in conformità con gli US GAAP. Se si scopre che non è il caso, potrebbe essere dovuto a un errore o a una frode finanziaria.
9. Ottenere un’assicurazione contro le frodi aziendali
L’assicurazione contro le frodi aziendali protegge la tua azienda dai danni finanziari inflitti alla tua azienda. Copre la tua attività contro furto, rapina, contraffazione e ordini fraudolenti.
Poiché la maggior parte delle polizze assicurative aziendali non copre le frodi finanziarie, è meglio ottenere l’assicurazione che protegge la tua azienda da perdite finanziarie e interruzioni dell’attività causate da frodi finanziarie, sia che provengano dall’interno o dall’esterno dell’azienda.
Pensieri finali
La frode finanziaria è una realtà complessa e spiacevole che le aziende devono comprendere e per cui prepararsi. Non solo può influire negativamente sulle finanze di un’organizzazione, ma può anche avere un impatto negativo sull’economia in generale.
Le informazioni di cui sopra mirano a fare luce su questo fenomeno in crescita. Per fortuna, sensibilizzando la tua organizzazione, implementando le misure di cui sopra e intraprendendo le azioni necessarie, potresti essere in grado di limitare l’esposizione della tua azienda alle frodi finanziarie.